いつもお世話になっております。

必要があり Thunderbird で行えるメールの誤送信対策というものを調べております。
メール誤送信対策と言っても様々有るかとは思いますが、大きく2つの事について想定して探しています。

1. 誤った宛先への送信
2. 誤ったファイルを添付しての送信

『1.』に関しては add-on の「Confirm-Address」を利用する等で対策となり得るのですが、『2.』に関しては有効な対策がまだ見つかっておりません。

ベストな対策としては「Confirm-Address」のように、送信前に添付ファイルを開かせることを強制するような add-on があれば良いのですが、「add-ons for Thunderbird」内を探してみた限りでは見当たりませんでした。

『2.』の対策として「こういった add-on がある」や「こうい機能を利用すれば実現できるのでは」といった情報をご提供頂けないかと思い投稿いたしました。
利用環境は下記になります。

【利用環境】
OS: Windows XP SP2
Thunderbird version: 3.0.0 - 3.0.3

ご存知の方おられましたら、ご協力お願いします。

誤ったファイルの”誤った”の定義がよくわかりませんが、、、。
大したことはできませんが、
Check and Send
https://addons.mozilla.org/ja/thunderbird/addon/2281

　
期待を裏切るようなコメントで申し訳ありません。

無料メールソフト Thunderbird – 機能概要 - 添付ファイルの付け忘れ防止 の機能では
有効ではないとすると難しいですね。

添付ファイル自体の正誤を判断するのはやはり人間ですのでそれをアプリケーションに
まかせるのは無理があるでしょう。
Thunderbird に限らず、どんなメールクライアントでも同様でしょう。

誤った添付ファイルの送信による社外への情報漏洩などのセキュリティ対策ならばもっと
大元のシステムで対策を取るべきでしょうね。
個人が操作するメールクライアントのレベル範疇ではないと思います。
　

横から失礼します。

すでにお二方からご指摘がありますが、
（A）「間違ったファイル」が何を意味するかによって対策が変わりうる。
（B）「添付ファイルの誤送信」の防止はメール・クライアントの機能だけでは困難。
―― と、ぼくも思います。

総論として、個人的には次のように考えています。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Ａ
　　　　　　　　　　　　　　　　　　┌─────────┐
　　　　　　　　　　　　　　│　正しい宛て先　│　間違った宛て先
　　　───────────┼────────┼─────────
　┌　正しい添付ファイル　　│　　　○　　　　│　　　×
Ｂ│　───────────┼────────┼─────────
　└　間違った添付ファイル　│　　　×　　　　│　　　×

（A）「誤った宛先への送信」の予防
主に「メールアドレス（宛て先）の選択」の問題。したがって、メール・クライアントの運用の範疇での対策が中心的課題になりうる。（ただし、「B 社の小川さんに送ってくれ」を「P 社の尾形さん…」と聞き間違えたなどのヒューマンエラーは抑止困難。）
（B）「誤ったファイルを添付しての送信」の予防
主に「ファイル管理」の問題。したがって、これをメール・クライアントの機能だけに依拠して制御するのは限度がある。
限界のあることを認識した上で、メール・クライアント側で可能な対策を求めるのであれば、pal さんがご紹介のように送信前に確認ダイアログを出すなどしてユーザーに注意を促すことぐらいでしょうか。


これも「送信前の確認」のバリエーションですね。この方法を実行する手段は知りませんが、仮に実現できたとしても“ベスト”とは言い難いかもしれません。
Word の doc ファイルと Excel の xls ファイルのように種類が違うなら一目瞭然ですが（＊）、同一ファイルで更新前後の世代が異なるような場合は注意が必要です。理由は次のとおりです。
（＊）ファイルの種類を取り違えるなどのあまりに初歩的なミスが頻発するのであれば、個人ないし組織としての「ファイル管理」がずさんなことの現れと考えてよく、この点を根本的に改善しない限り、メール・クライアント側での対策では防ぎきれないと思います。

Thunderbird のメッセージ作成ウィンドウからファイルを指定して添付した段階では、そのファイルの URL を確定しただけなので、同ウィンドウの右上にある [添付] 欄に表示されたファイルを [開く] とき、元のディレクトリにある元のファイルを開くことになります。
しかし、いったん下書き保存すると、その時点でファイルはエンコードされて Thunderbird に取り込まれます。以後、メッセージ作成ウィンドウの [添付] 欄からそのファイルを [開く] ときは、元ファイルではなく Thunderbird からデコードされた一時ファイルを開くことになります。
（とくに、安全のため自動保存を有効にしているような場合は、この問題に必ず直面します。）

この挙動を理解していないと、次のような事例（けっこうありがち？）に対応できません。

（1）ファイル sample.doc を添付したメッセージを Thunderbird で編集中に急用が入り、いったん下書き保存して離席。
（2）デスクに戻ったとき、書き漏らしがあることに気づき、元の sample.doc を Word で開いて修正・保存。
（3）立て続けに電話がかかってきて対応に追われる。
（4）その後、作成途中だった下書きを開いて再編集を開始。→ 〈添付ファイルの内容は（1）の時点のまま。〉
―― といった条件のとき、送信時に添付済みのファイルを強制的に開かせたとして、それが更新済みの元ファイルと異なるかどうかを判断するには、ユーザー（人間）が上記の挙動を理解して注意を払わないと難しいかもしれません。
元ファイルの修正箇所がわずか（例：数字が一桁違うだけ）だと添付済みのファイルとの差異を認識できず、逆に全体をざっとながめて正しいファイルだと「確信して」送信してしまう場合があると思われます。（しかし結果は重大だったりもします。）
部署で共有しているような汎用ファイルなら、なおさらファイルの更新と世代管理に注意を払う必要があるでしょうし...。

「送信前の確認」以外の対策としては、ほとんど気休めですが次のようなことも考えられます。
もし、添付すべきファイル（外に送り出してよいファイル）の置き場所を一元的に管理できる条件があるなら、
user.js に、
user_pref("mail.compose.attach.dir", "X:\\Documents\\Attach");
などと、添付実行時に開くディレクトリの初期値を決め打ちしておくことで、ファイルの誤選択の回避に少しは役立つかもしれません。
　　｜ ただし、ユーザーがディレクトリを移動することは容易ですし、
　　｜ ファイルのドラッグ＆ドロップで添付を行うのなら、この設定は役に立ちません。

kiki さんがおっしゃっているような包括的な対策ができなくて、どうしてもメール・クライアントのレベルで対策を取るしかない場合、何か一つの方法で…というよりは、ユーザー教育の徹底を土台にすえつつ、複数のチェックポイントを設けて誤操作の発現を可能な範囲で予防するしかないと思われます。
しかしこれもまた、あまり煩雑にすると作業効率に悪影響を与え、生産性にマイナスの結果をもたらすこともありえますし、悩ましいところだと思いますが...。

質問されている方、2年前にも投稿されてますが、クローズさせずに、そのままになってますね。
いろいろアドバイスしても、読んでないんじゃない？

yodo 様



ご返答頂き有難うございます。
また、御返事が遅れまして申し訳ありませんでした。

ご指摘頂いた『誤った添付ファイル』の定義に付いてですが、想定していたものは

・送信者が自信が添付しようとしていたファイルとは異なる別のファイル

となり、"誤った"部分については、送信者が自信が誤って別ファイルを添付してしまうヒューマンエラーを考えておりました。
ご説明が不十分でしたことお詫び致します。

ご紹介頂いた add-on ですが、詳細を見た限りですと Thunderbird3 の「添付ファイル付け忘れ防止」をさらに拡張した機能のようですね。
この add-on を使用すれば、任意の単語で指定した単語を件名、本文、添付したファイル名に含む場合に送信前にポップアップで確認が可能になるので、Thunderbird 本体が搭載している機能より良いとは思ったのですが、残念なことに使用してみたところ add-on 「Confirm-Address」と競合してしまい、どちらか一方しか使用出来ませんでした。

しかしながら、使い方を考えれば対策として効果はあると思いました。
ご紹介頂き誠に有難うございました。

また、



ご指摘の通り質問も中途半端な状態でクローズされておりませんでした。
大変不愉快な思いにさせてしまい申し訳ありませんでした。
こちらにつきましては直ぐに対応したいと思います。

kiki 様

ご返答頂き有難うございます。
また、御返事が遅れまして申し訳ありませんでした。

こういったご意見を頂き、大変感謝しております。
おっしゃられる通り、添付ファイルの正誤に関しては送信者自信にしか判断出来ないところではあります。
その判断に関してはあくまで人間によるものですが、その判断を促すのに何かアプリケーションの力を借りたかった次第です。

確かに企業でこういったセキュリティ対策を行おうとするならメールアプライアンス等の専用の製品を導入することで、安全性をより上位な箇所から高めることが可能にはなります。
そういった方面での対策も検討しておりますが、ただ直近では導入する目処がたっていないのが現状です。
そこで、それとは別に今回メールクライアントでのレベルで何かしら対策が出来無いものかと調べておりました。

今回トピックで頂いたご意見を参考に、今後のメールセキュリティ対策について検討していこうと思います。

貴重なご意見誠に有難うございました。

　

ということを最初に明記しておきましょう。


ということも最初に明記しておきましょう。

「間違ったファイルを添付しないよう防止する仕組み 」とファイルを添付する場面で注意喚起
を促す方法とでは根本的に異なります。

メールクライアントのレベルでヒューマンエラーを防止する対策は簡単です。
ヒューマンエラーを起こさせないことです。
でもそれはご存知のように不可能でしょう。
いくら人材教育やトレーニングや啓発活動を繰り返しても人間は間違いを起こす生き物なん
ですから。
　
一方で注意喚起はいくらか方法としては可能だと思われます。
がしかし Thunderbird には残念ながらそういった機能はありません。
（添付忘れを警告通知する機能はありますが・・・・）
現状では他の手段を探した方がいいかと思います。
（将来、希望に沿うようなアドオンやスクリプトが登場すれば別ですが）

【余談：注意喚起の方法】
トレーニングの強化や社内キャンペーンなどなど・・・・。　
ある企業の職場ではヒューマンエラーを繰り返す社員の PC ディスプレイには黄色や赤色の
文字テープ（送信前にもう一度確認！）が２，３枚貼り付けてありました。　
さて効果のほどは・・・・・不明です。　
　

猫が可愛かったので、横から入ります。
添付ファイル付けなきゃ問題ないんじゃないの？

宅ふぁいる便のような物を立ち上げて、相手先にはURLとPassを送信する。
添付ファイルのミスしても、こちらで消せる・・・相手に謝りメールは必修だけど・・・

ミスはある物として、いかにリカバー出来る手段を持つかが大事ですよね？
ファイルを添付したら、間違っててもどうしようも無いけど・・・この方法なら取り消し効くし
10Kb以上のファイルは送れないように成ってますのでとか説明しとけばOKでしょ？

そんなに正面から考えると、私のように病人になるよ～

偶然通行人 様

ご返答頂き有難うございます。
また、御返事が遅れまして申し訳ありませんでした。


はい。今回ご質問させて頂きまして再度認識しましたが、やはりクライアント側で可能な対策となるとそこが現状限界のようです。


これに関してはファイル添付の挙動を失念しておりました。
現在の私の環境ですと自動保存の機能も有効にしているため、作成直後と自動保存が有効になった後でのファイル参照先も異なってきます。
添付ファイルを開かせる仕組みとして簡単そうではありませんし、なにより仰られているような"世代が異なるような"ファイルの取扱に問題が発生する可能性があることは理解できました。


大変参考になりました。
アドバイス頂き、誠に有難うございました。

今回想定していた添付ファイルの付け間違いを含めメールの誤送信については、ユーザの意識レベルによって発生の頻度に大分差があることは私も実感しております。
Thunderbird で可能な対策の程度や方法も絞れましたので、それら対策と絡めまして現在既に有るメールに関する教育を見直すことも検討してみたいと思います。


全くもってその通りです・・・。
簡単ではありませんが、会社全体の危機管理やユーザの声をまとめて擦り合わせる他なさそうですね。

kiki 様


「間違ったファイルを添付しないよう防止する仕組み 」という大枠の中に「ファイルを添付する場面で注意喚起を促す方法」が含まれていると捉えておりましたので、質問では混同させてしまいました。

説明不足となってしまい、申し訳ありませんでした。


おしゃる通り "ヒューマンエラーを起こさせないこと" は不可能だと私も思います。
ですので、教育にせよクライアントの機能を使うにせよ "出来る限り起こさせないこと" が実際の対策となりますね。


はい。どうやらそのようです。
そういった意味では取れる方法として Thunderbird の「添付ファイル付け忘れ防止」や yoda 様にご紹介頂いた add-on などで可能な範囲では対策を検討してみたいと思っております。


現在もメールに関する社内教育を行っているのですが、年1度決まったタイミングで行っているのみなのでキャンペーンなどのイベントを行って意識向上を促すことは良いかもしれません。

また、テープを貼るかは別にしてもある種のペナルティも効果は有るかもしれませんね。
(枠組み作りやヒューマンエラーをどの様に検知するかなど問題もありますが・・・。)

様々ご意見頂き誠に有難うございました。
参考とさせて頂きたいと思います。

病人 様


添付ファイルを付けないというのは対策になると思います。
ですが、仮に「宅ふぁいる便」のようなフリーのファイル転送サービスを利用した場合、懸念する事項もあります。

・URL/Passをファイルを添付する毎に手動で入れるのは頻度を考えると煩雑
・保証やサポートの乏しいサービスで会社のデータをやりとりするには不安

どちらもアプライアンスのような専用の製品を利用するか、ASP等を利用したりと方法はありますが、費用がかかったり、システムの変更が必要だったりと直近での導入は難しいところです。
(ご紹介頂いた「宅ふぁいる便」ですが、「オフィス宅ふぁいる便」というサービスもあるのですね。)

ですが、よりシステム側で実際にこういったメールの誤送信対策をとるような場合には是非とも検討してみたい方法の一つではあると思っています。

ご意見誠に有難うございました。

本トピックですが、様々ご意見頂きまして Thunderbird での対策に関しては、どういったことが可能なのかある程度わかりましたのでクローズと致します。

ご協力頂きました皆様方にお礼申し上げます。
有難うございました。